公开文件

  一、认证申请指南

1. 申请步骤

1.1申请组织可向中鼎国际认证有限公司直接索取或从官方网站（http://www.zdcb.org/）查看、下载中鼎国际认证的认证申请公开文件，并仔细阅读，了解并遵守与申请有关事宜。注：申请组织可以是申请认证的组织，也可以是依据法律法规或合同有权要求审核的任何其他组织。

1.2申请组织应如实填写《认证申请书》，并按申请表要求向中鼎国际认证提供认证所需资料。

1.3当申请认证的组织存在一个以上生产或服务场所时，还应按要求如实填报《受审核组织多场所清单》。

1.4中鼎国际认证对申请书及相关资料进行评审确认后，与申请组织签订《认证合同书》。

2. 注意事项

2.1中鼎国际认证运作所遵循的方针和规定的程序是非歧视性的，并承诺以非歧视的方式加以实施，决不使用违反本文件的程序来阻碍或阻止申请人的认证申请。

2.2为了确保认证的公正性，中鼎国际认证不会对组织既咨询又审核。若认证机构在两年内对申请组织进行过管理体系咨询将会影响对组织认证的公正性时，中鼎国际认证对此类组织的认证申请将不予受理。

2.3申请认证的组织在认证实施前应对其体系运行至少三个月。

2.4申请组织有关认证信息发生变更时，应及时填报《信息变更申请表》提交中鼎国际认证，以便按规定要求实施认证证书的更换。

 

二、认证流程

 

三、申请组织与认证机构双方的权利和责任

1. 申请组织的权利和责任

1.1权利

1.1.1通过认证后，享有按规定正确使用认证证书和标志以及正确对外广告宣传获得体系认证注册资格的权利。

1.1.2有权对认证机构及认证工作人员的行为、认证审核结论以及获证客户的表现等向认证机构进行申诉/投诉。如对认证机构的处理结果仍持异议，可向认证机构各级主管部门申诉/投诉。

1.2责任

1.2.1遵守法律法规及认证的有关规定，按时交纳和承担认证有关的各项费用。

1.2.2保证向认证机构提供的组织体系范围内人数及其它信息和文件资料是真实有效的，如实报告申请组织接受管理体系有关的咨询情况以及在其他认证机构认证的情况，并承担因信息失真造成的全部后果。

1.2.3在认证审核时，应向认证机构提供至少三个月的体系运行的有效证据。

1.2.4为认证机构提供审核所需的所有文件和资料，并为认证机构审核人员提供审核必需的工作和生活条件，积极配合审核组工作，确保审核顺利进行。

1.2.5在认证证书有效期内，确保体系持续有效运行。发生以下情况时，及时向认证机构通报：

1. 客户及相关方有重大投诉；

2. 生产的产品或服务被执法监管部门认定不符合法定要求；

3. 发生产品或服务的质量、环境、安全事故；

4. 相关情况发生变更，包括：法律地位、生产经营状况、组织状态或所有权变更；取得的行政许可资格、强制性认证或其他资质证书变更；法定代表人、最高管理者、管理者代表变更；生产经营或服务的工作场所变更；管理体系覆盖的活动范围变更；管理体系和重要过程的重大变更等；

5. 出现影响质量体系运行的其他重要情况。

   1.2.6在获证的范围内进行宣传，确保不采取误导的方式使用认证文件、认证标志或审核报告中的任何部分，不得损害认证机构的声誉，不得误导消费者。

   1.2.7因故被暂停或撤销认证注册资格时，申请组织应暂停使用认证证书和认证标志，或向认证机构交回全部认证证书和销毁全部认证标志。

   1.2.8在收到认证机构关于认证要求更改的通知后，在给定时间内根据认证机构的要求实施更改，并接受由认证机构结合文件审查、监督审核或再认证等方式对更改实施的结果加以验证。

   1.2.9有义务接受国家认监委、认可委等行政主管部门实施的见证评审、确认审核、监督抽查等有关认证有效性的现场验证活动。

2. 认证机构的权利和责任

2.1权利

2.1.1有权依据相关法律法规和现场审核结论，确定申请组织的认证注册范围，决定是否给予申请组织认证注册和颁发证书。

2.1.2当申请组织获准认证注册后不按时支付年金和监督审核费时，有权暂停、撤销申请组织的认证注册资格，并要求申请组织停止使用和交还相关的认证证书。

2.1.3有权按规定在证书的三年有效期限内，对申请组织体系运行的持续有效性、认证证书和标志的使用情况进行监督，每年至少进行一次现场监督审核。

2.1.4有权在申请组织体系出现异常情况时，适时地安排非例行的审核或有权暂停、撤销申请组织的认证注册资格。

2.2责任

2.2.1严格遵守认监委和国家相关法律法规开展认证工作。

2.2.2按照认证程序、认证所依据的标准及本合同约定，客观公正地组织实施体系审核工作。

2.2.3严格保密承诺，不得将组织在经营、生产、技术、管理等方面的非公开信息以任何方式泄密给第三方。但下列情况除外：

1. 此合同签署前，认证机构已得到的信息；

2. 申请组织已公开的信息；

3. 应法律要求时；

4. 国家主管部门有要求时。

   2.2.4在认证机构公开网站等有关媒体上发布申请组织获得认证注册的信息。

   2.2.5随时跟踪认证标准和认证要求的变化，根据认证要求变更内容编制/修改认证机构的有关文件，经批准发布后，将更改后的文件及时传递给申请组织。

 

四、申诉、投诉处理规定

1. 申诉、投诉受理范围

为确保申诉、投诉处理过程的公正、有效，维护与认证工作有关各方的正当权益和中鼎国际认证的信誉，解决申请认证的组织和社会各方对认证机构的申/投诉事项，特制定本规定。

2. 申/投诉处理原则

a) 处理申诉/投诉的工作人员对其职能所涉及到的任何与申诉/投诉/人及有关方面的非公开情况负有保密责任；

b) 参与申诉/投诉事件的工作人员，均应保持客观公正、实事求是；

c) 申/投诉处理决定应由与申/投诉事件无直接利益关系的人员做出。

3. 申/投诉处理程序

3.1申诉

3.1.1申诉受理的范围申请认证的组织（或获证组织）对认证机构做出的，与其期望的认证状态有关的不利决定所提出的重新考虑的书面请求。不利决定包括：

a) 拒绝受理认证申请；

b) 拒绝继续进行审核；

c) 要求限期采取纠正措施；

d) 变更认证范围；

e) 不予批准、暂停或撤销认证资格的决定；

f) 阻碍获得认证的任何其他措施等。

3.1.2申诉的提出

申诉人应向认证机构（受理电话：010-64107358）提出申诉，有效的申诉应同时符合以下条件：

a) 申诉人应是申诉事宜的直接相关方；

b) 申诉应以书面形式提出，并由申诉人签字和盖章；

c) 申诉的提出与收到相关决定或处理措施的时间间隔不超过10个工作日。

3.1.3申诉的受理与处理

a) 公司收到申诉人的申诉后，应及时对申诉材料的有效性进行审查，并将受理情况反馈申诉人。

b) 管理者代表根据申诉内容，召集熟悉国家相关法律法规及认可要求且与申诉人无利害关系的相关人员组成工作组，组织工作组采用电话访问、走访、现场调查或召开会议等形式开展申诉事项的调查取证工作，提出处理意见。

c) 对重大事件处理意见的裁定，应报总经理批准，必要时报公司法人和维护公正性委员会作最后裁决。

3.1.4申诉的裁定与执行

a) 负责将最终的裁定意见以书面形式通知申诉人。

b) 依照裁定意见，需相关责任部门应采取适当的纠正和纠正措施的，由管理者代表负责跟踪相关部门的实施结果。

c) 申诉应在受理后3个月之内处理完毕。需延期时应由管理者代表批准。

3.2投诉

3.2.1投诉的受理范围任何组织和个人向认证机构表达的，有别于申诉并希望得到答复的，包括对认证机构或认证机构获证组织的活动和行为提出不满的口头或书面的表达。包括：

a) 认证机构违规收费；

b) 认证机构或其工作人员有违规行为；

c) 对获证组织的体系有异议或对获证组织的产品质量/环境管理/职业健康安管理现状严重不满；

d) 对获证组织认证证书和标志的使用有异议等。

3.2.2投诉的提出与受理

a) 投诉应以书面形式就投诉所涉及事件向（受理电话：010-64107358）提出，投诉人应提供所投诉事件的详细情况、证明材料并签章。通常情况下认证公司对匿名投诉不予受理。

b) 机构受到投诉人的投诉后，应及时对投诉材料的有效性进行审查，并将受理情况反馈投诉人。

3.2.3投诉的处理

管理者代表根据申诉内容，召集熟悉国家相关法律法规及认可要求且与独立于投诉事项的人员组成工作组，对投诉的情况进行调查核实，充分了解投诉涉及事项的全部信息，必要时进行现场调查获取证据，提出处理意见，报总经理批准后形成最终决定。必要时报公司法人和维护公正性委员会作最后裁决。

对于向认证机构提出的、与获证组织有关的投诉，认证机构将采取如下的处理方式：

a) 根据投诉信息的内容和性质，要求获证组织做出说明或处理，并向认证公司提交书面报告及相关证据；

b) 必要时，由认证机构指派审核组对投诉的情况进行现场调查或验证；

c) 对于投诉事项影响到获证组织的认证资格的，由认证机构按照《批准、保持、扩大、缩小、暂停、撤销、注销认证注册的规定》根据调查结果做出暂停、撤销认证资格的决定；

d) 投诉处理结果产生了与其预期认证状态有关的不利决定时，获证组织有权在接到投诉处理决定或认证决定后的10个工作日内提出申诉。

3.2.4投诉决定的反馈

a) 管理者代表负责将最终决定以书面形式反馈投诉人。

b) 依照最终决定，需相关责任部门应采取适当的纠正和纠正措施的，由管理者代表负责跟踪相关部门的实施结果。

c) 投诉应在受理后3个月之内处理完毕。需延期时应由管理者代表批准。

4. 申/投诉调查处理费用的承担

申、投诉处理过程中如有费用发生，由败诉方承担。

 

五、批准、保持、扩大、缩小、暂停、撤销、注销

管理体系认证的规定

1. 认证注册的批准条件

1.1 有下列情节之一，不予认证批准：

a) 无标生产或企标未经国家主管部门认可或备案；

b) 体系运行时间不满足规定要求；

c) 国家市场监督抽查或上级主管部门质量抽查，产品质量不合格或被媒体曝光，又无有效纠正措施证据；

d) 发生重大环境、职业健康安全、食品安全事故，又无有效纠正措施证据；

e) 未按产品标准规定进行型式试验，或无实物质量客观证据（证据包括最终用户或顾客的评价意见）。

1.2 有下列情节之一，应采取补救措施后方可认证批准：

a) 现场审核中漏审过程要求（要素）或区域、场所、部门；

b) 不合格项纠正措施未经书面验证有效或纠正措施实施证据不到位；

c) 未提供应有的产品实物质量（安全）或环境和职业健康安全绩效的客观证据；

d) 审核报告与审核发现记录不一致，或审核报告中的评价无追溯性；

e) 认证范围最终确认表述不符合认可规范要求。

2. 保持认证资格的条件

2.1 管理体系获证组织在证书有效期内为保持认证/注册必须具有自我完善机制，定期进行内部审核和管理评审。

2.2 按规定的频次及间隔期限（监督审核应每年进行一次，第一年的监督审核时间应在初次认证决定后 9-12个月内完成，第二年的监督审核时间应在初次认证决定后 22-24个月内完成）接受监督审核，在证书有效期前3个月内接受再认证审核，并对审核中提出的不符合项采取了有效的纠正措施。

2.3 通过监督审核/再认证审核，审核组评价获证组织的体系能保持有效运行，产品质量、环境和职业健康安全或服务绩效良好，证书及标志的使用符合使用规定的要求，建议保持认证/注册。

2.4 认证机构要求时，能提供针对国家市场监督抽查或上级主管部门质量抽查产品质量不合格或顾客投诉采取了有效纠正和纠正措施的实施证据。

2.5 按时交纳监督/再认证费用。

3. 扩大认证注册范围的条件

3.1 扩大体系覆盖产品范围时（包括已覆盖产品的产品品种、产品认证单元增加），拟扩入体系的产品需满足下列条件：

a) 已具备正常批量生产和供货的条件，符合法律法规和行业管理要求；

b) 拟扩项产品的管理已纳入体系的正常控制与管理；并已进行有效的监控；

c) 已具备体系覆盖产品的质量（安全）或环境和职安绩效保证能力。

3.2 扩大体系运行场所时，拟扩入体系的场所需满足下列条件：

a) 已成为体系组织结构的正常组成部分；

b) 已纳入管理体系的正常控制与管理。

4. 缩小认证注册范围的条件

4.1 针对下列情况实施体系覆盖产品范围的缩小：

a) 国家明令淘汰的工艺和产品；

b) 受到取缔或限产的产品；

c) 失去必要的资格而不具备条件继续生产的产品；

d) 证书持有者决定不再保持认证范围内的某些产品；

e) 企业因改制等原因已将体系内的产品分离出去；

f) 其它。

上述前三种情况，也属于认证机构强制缩小管理体系认证范围的条件。

4.2 针对下列情况实施体系覆盖场所范围的缩小：

a) 已脱离注册的管理体系组织结构的场所；

b) 已租赁、承包给外部经营的场所；

c) 已脱离注册管理体系所覆盖产品的生产经营活动的场所；

d) 获证组织决定不再覆盖的场所，且其环境影响和危险源相对独立；

e) 其它。

5. 认证资格的暂停

获证组织存在以下情形之一的，认证机构应在调查核实后的5个工作日内有权暂停其认证证书。

5.1 监督审核受理或实施过程中，发现受审核方的管理体系运行存在严重问题，不能持续满足认证要求的，如：

a) 部分或全部认证/注册范围或认证业务领域未达到保持认证有效性条件的；

b) 持有的国家法规强制要求的许可文件，如行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等过期失效，重新提交的申请已被受理但尚未换证的；

c) 有关执法监管部门抽查不符合的，如产品质量监督抽查不合格、环境检测结果不达标、劳动安全检测结果不达标，但未出现重大产品或服务质量安全事故，未造成严重后果的；

d) 顾客对获证组织有重大投诉，经查存在严重问题的；

e) 违反了认证证书和标志使用规定，但未产生严重后果且正在整改中的。

5.2 不承担、履行认证合同约定的责任和义务，如：

a) 不能按要求的频次或间隔期限接受监督或再认证审核的；

b) 拖期未缴纳认证费用的。

5.3 被有关执法监管部门责令停业整顿的。

5.4 被地方认证监管部门发现体系运行存在问题，需要暂停证书的。

5.5 获证组织主动提出暂停的。

5.6 发生其他违反法律法规或违背认证合同，应当暂停认证证书的。

6. 认证资格的撤销

获证组织存在以下情形之一的，认证机构应在调查核实后的5个工作日内撤销其认证证书，并将撤销消息报送CNCA。

a) 被撤销或注销法律地位证明文件或许可资格的；

b) 出现重大的产品或服务等质量安全责任事故，造成严重影响，性质非常恶劣的；

c) 管理体系未运行或者已不具备运行条件的；

d) 违反证书和标志使用规定，并造成严重后果的；

e) 拒绝配合认证监管部门实施的监督检查，或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息，经查证属实的；

f) 暂停认证证书的期限已满但导致暂停的问题未得到解决或纠正的（包括持有的国家法规强制要求的许可文件已经过期失效但申请未获批准）。

g) 其他严重违反法律法规或违背认证合同的，应当撤销认证证书的。

7. 认证资格的注销

获证组织有下列情况时，可申请认证资格的注销：

a) 管理体系及产品认证要求发生变更，获证组织不愿或不能确保符合新要求；

b) 认证证书有效期满，不再重新申请认证。

8. 暂停和撤销/注销的后续处理

a) 认证/注册资格暂停期应不超过六个月。

b) 凡被暂停的，认证机构向获证组织发放《暂停认证资格通知书》，被暂停组织应在暂停期内停止使用认证证书和对认证资格的宣传。并应按认证机构要求积极采取纠正措施，以便尽快恢复证书的使用。

c) 凡被撤销/注销的，认证机构向获证组织发放《撤销/注销认证资格通知书》，被撤销/注销组织自撤销/注销之日起，应停止使用认证证书和对认证资格的宣传，并在接到通知之日后，交回认证证书（限证书有效期内的）。有关暂停/撤销/注销的认证信息，认证机构将在公司公开网站予以公布，并上报国家认监委。

d) 开网站予以公布，并上报国家认监委。

 

六、信息通报管理规定

1.在认证证书有效期内，获证组织应确保管理体系持续有效运行，发生以下情况时，应及时向认证机构予以通报。

a) 客户及相关方有重大投诉；

b) 生产的产品或服务被执法监管部门认定不符合法定要求；

c) 发生产品或服务的质量、环境、安全事故；

d) 相关情况发生变更，包括：法律地位、生产经营状况、组织状态或所有权变更；取得的行政许可资格、强制性认证或其他资质证书变更；法定代表人、最高管理者、管理者代表变更；生产经营或服务的工作场所变更；管理体系覆盖的活动范围变更；管理体系和重要过程的重大变更等；

e) 出现影响质量管理体系运行的其他重要情况。若认证机构发现由于获证组织通报不及时或不属实，影响认证结论的，认证机构将视具体情况决定重新审核或暂停或撤销获证组织的认证证书。

2.认证机构也应及时采用适宜的方式，将下列情况的变化通报给获证组织：

a) 国家有关认证政策、规定的变更；

b) 国家管理体系认证标准的变更及有关变更后的认证要求；

c) 获证组织不符合法律、法规要求方面的信息，认证机构拟采取的具体措施；

d) 认证机构的通讯地址、电话等变更；

e) 其他有关事项的变更。